[Épisode 2/5] Notre alternant·e arrive : on prépare et on accueille

Après le constat, c’est désormais l’heure de la préparation. Lors de notre travail sur la restructuration de l’accompagnement d’un alternant au sein de l’agence, nous avons repensé l’ensemble du processus, de l’arrivée jusqu’au dernier jour. Mais avant d'accueillir un nouveau collaborateur, il est essentiel de préparer efficacement son arrivée.

Une bonne préparation

Afin de vous exposer notre processus, nous allons partir du tout début d’un accompagnement : l’arrivée du/de la tutoré·e au sein de l’agence. Ce premier moment, son onboarding, est charnière. Il représente les premiers jours du/de la tutoré·e, son adaptation au nouvel environnement qu’est l’entreprise, et parfois même une de ses première expérience professionnelle. Pour nous, il est donc primordial de bien préparer son arrivée afin qu’il/elle se sente le plus à l’aise possible. Pour cela :

• Nous lui transmettons en amont (quelques jours/semaines) le livret d’accueil de l’entreprise. Cela lui donne l'occasion de commencer à se familiariser avec l’environnement de l’agence.
• Nous préparons son entretien d’accueil, qui aura lieu le premier jour. Cet entretien d’accueil a pour but de lui transmettre un maximum d'informations sur l’entreprise, le déroulement de son tutorat et l’organisation de sa première semaine.
  • Les outils que nous utilisons :
    • Un support de présentation qui lui sera projeté lors de l’entretien d’accueil.
    • Des documents qu’il pourra remplir comprenant :
      • Un document lui permettant de définir ses 3 facteurs de motivations et de démotivation au sein d’une entreprise.
      • Le test de Kolb qui lui apportera une réflexion sur la méthodologie d’apprentissage qui lui correspondra le mieux.
      • Un rapport d’étonnement qu’il pourra nous transmettre quelques semaines après son arrivée, afin de nous donner du feedback sur son accueil, ses missions, l’ambiance etc. C’est ainsi une excellente nouvelle occasion pour nous de nous améliorer ! Les points notables seront ainsi remontés à la direction ou aux personnes concernées, en fonction du sujet évoqué, afin de faire évoluer notre fonctionnement.

• Nous préparons également tous les documents nécessaires à son suivi :

  • On lui crée un dossier dans le Drive que l’on structure en fonction des grandes phases de son suivi.
  • On crée le fichier de suivi qui l’accompagnera tout au long de l’année (on y reviendra un peu plus tard).

• Nous réalisons un entretien avec la personne référente de son tutorat afin de bien définir ses missions, qui lui seront présentées lors de l’entretien d’accueil.

• Nous planifions sa première semaine, en lui ajoutant directement dans son calendrier des premiers rendez-vous comme la présentation RH, la présentation commerciale, l’explication de certains projets en cours, la stratégie de communication. Pour cela, nous nous accordons avec les différents collaborateurs qui interviennent sur ces sujets, afin de fixer ces échanges dans le calendrier de chacun.

• Également, nous ajoutons dans son calendrier, en prenant en considération son rythme école/entreprise, l’ensemble des rendez-vous de suivi qui auront lieu tout au long de l’année.
• Enfin, une fois que l’on a anticipé tous les sujets, nous lui envoyons un mail pour lui indiquer l’heure à laquelle nous l’attendons lors de son premier jour et pour lui transmettre le déroulé de ce dernier. Ainsi, l’alternant·e a toutes les informations nécessaires pour appréhender sereinement sa première journée.

La préparation est finalisée, tous les feux sont au vert 🚦 pour accueillir notre nouveau·elle collaborateur·rice !

L'accueil

Nous accueillons les nouveaux alternants via le même processus que n’importe quel nouveau collaborateur. Nous prévoyons un petit déjeuner de bienvenue en faisant en sorte qu’un maximum de personnes de l’équipe puisse être présentes. C’est l’occasion pour le/la nouvel·lle arrivant·e de commencer à se familiariser avec tous les visages dans une atmosphère détendue.

En parallèle, notre Office Manager, Océane, prépare son poste de travail avec les indispensables : ordinateur/chargeur. Mais pas que ! Nous avons un kit de bienvenue comprenant : un carnet, un stylo, un petit cadre photo dans lequel se trouve son avatar, un mug et un tee-shirt. Après le petit déjeuner de bienvenue, nous lui présentons son espace de travail afin qu’il/elle puisse avoir un repère, un endroit qui lui est entièrement dédié.

C’est ensuite à Arthur et moi-même d’entrer en action, pour réaliser l’entretien d’accueil évoqué plus haut. Après cet entretien, il peut suivre son planning avec les quelques rendez-vous de prévus et prendre un moment pour avancer sur les premières tâches confiées. Généralement, nous proposons à l’alternant de rédiger une courte fiche de présentation afin d’ajouter son profil au site de l’agence (exemple ici), de remplir les documents que nous lui avons transmis lors de l’entretien d’accueil, et de commencer à répondre à une interview (exemple ici).

Vous l’aurez compris, une préparation structurée facilite le bon déroulement de la phase d’accueil, plaçant ainsi le/la collaborateur·rice dans des conditions optimales.

Vous découvrirez dans le prochain épisode, les grandes étapes du suivi, son organisation, son support et la structuration de la fin d’un cycle.